📱 きっかけは、スマートフォンの買い替えでした
三共クリーニングでは、20年以上にわたって外交業務専用の受付システムを使ってきました。
導入した当時はかなり大きな設備投資で、確か300万円ほどかかったと記憶しています。
長年、日々の受付を支えてくれたシステムでしたが、あるとき問題が出てきました。
仕事で使うスマートフォンを新しくしようとしたところ、これまでのシステムを新しい端末に実装できなかったのです。
スマートフォンやインターネットの環境はどんどん進化していく一方で、毎日の仕事で使うシステムは20年以上前の仕組みのまま。
これが、新しい受付システムを考えるきっかけになりました。
🔍 まずは新しいシステムを探しました
最初から自分たちで作ろうと思っていたわけではありません。
当然、現在販売されているクリーニング店向けのシステムを調べ、実際に触ってみたものもあります。
ただ、三共クリーニングが必要としていたのは、単にスマートフォンで受付ができるシステムではありませんでした。
当店は、お客様のご自宅や会社へ伺って品物をお預かりし、仕上がったら再びお届けする「外交・宅配」が中心です。
そのため、
お客様のところで行う受付と、その後の工場での作業がつながっていること。
ここを一番重視しました。
🔗 「受付」と「工場」を一つにつなげたい
今回作っているシステムで目指している流れは、
お預かり → 受付 → バーコード発行 → 品物とデータを紐付け → 工場 → 仕上がり → スキャン → 見出し印刷
というものです。
お客様のところで品物をお預かりした時点から、クリーニングが終わって納品の準備をするところまで、一つのデータでつなげます。
既存のシステムも検討しましたが、当店が求めていたこの流れをそのまま実現できるものが見つかりませんでした。
受付だけを新しくしても、工場に入ったところで情報が途切れてしまえば、その後はまた人が確認したり、別の作業をしたりすることになります。
それなら、自分たちの実際の仕事に合わせて作ってみよう。
そこから三共クリーニングの新しい受付システム作りが始まりました。
🏷️ 品物一つひとつをデータと紐付ける
今回特に重視しているのが、品物と受付データの紐付けです。
受付時にバーコードを発行し、それぞれの品物とデータをつなげます。
そして工場で洗浄・仕上げを行ったあと、バーコードを読み取ることで、その品物に必要な見出しを印刷できるようにしました。
クリーニングは、最終的には一着一着の実物を扱う仕事です。
デジタル化すること自体が目的ではなく、
「この品物は、どのお客様からお預かりした、どの品物なのか」
その情報を受付から仕上がりまできちんとつなげることが大切だと考えています。
🖥️ いきなり切り替えず、今は実際の業務でテスト中
新しいシステムは、完成したからといってすぐに本番へ切り替えるわけではありません。
現在は、これまで使ってきたシステムで受付した内容を、新しいシステムでも同じように処理できるか、一件ずつ確認しながらテストしています。
実は、この作業がかなり大切でした。
実際の受付内容を入れてみると、作っている途中では気づかなかった使いにくさや、直した方がいい部分がいくつも見つかりました。
見つけたところを修正し、また実際のデータで試してみる。
今はこの作業を繰り返しています。
さらに今月は、受付だけではなく、売上の集計や顧客ごとの請求金額にズレがないか、月締めの請求書まで正しく発行できるかを確認する予定です。
ここまで問題なく動くことを確認できれば、来月から新しいシステムでの本格運用を始める予定です。
長年使ってきたシステムからの切り替えだからこそ、いきなり入れ替えるのではなく、これまでできていたことが新しいシステムでもきちんとできるかを確認してから切り替える。
今はその最終テストを進めています。
🖨️ 最後は実際の品物につながる仕組みに
システム上でデータがつながっても、それだけではクリーニングの仕事は完結しません。
最後には、仕上がった実際の衣類があります。
そこで今回、バーコードを読み取り、必要な見出しを印刷するためのラベルプリンターも新たに導入しました。
購入前には実機を借り、実際のシステムと組み合わせてテスト。
設定には少し苦戦しましたが、最終的には30枚の連続印刷まで確認でき、実際の業務で使えるところまで来ました。
システムだけ、プリンターだけを新しくするのではなく、
受付から工場、そして仕上がった品物までを一つの流れにする。
今回の刷新で一番やりたかったのはここです。
🧺 デジタル化しても、クリーニングそのものは変わりません
システムを新しくしても、衣類をきれいにする仕事そのものが変わるわけではありません。
一点ずつ品物を確認して、洗い、仕上げ、検品して、お客様へお届けする。
ここは今までと同じです。
ただ、その裏側にある受付や確認作業を少しでも効率化できれば、人が本当に確認すべきところに、もっと時間を使えるようになります。
また、品物とデータを受付から仕上がりまでつなげることで、より分かりやすく管理できるようになります。
便利なシステムを作ることが目的ではなく、
お預かりした大切な品物を、より確実に管理するための仕組みを作ること。
それが今回のシステム刷新の目的です。
🌱 20年以上前の仕組みから、今の仕事に合った仕組みへ
20年以上前にシステムを導入した頃は、業務システムは専門会社に作ってもらうものだと思っていました。
今は、自分たちで必要な機能を考え、AIなど新しい技術も活用しながら、実際の現場に合わせた仕組みを作れるようになりました。
きっかけは「新しいスマートフォンで今までのシステムが使えない」という問題でした。
でも、それなら単に古いものを新しくするだけではなく、
これから先も、自分たちで改善していける仕組みにしよう。
そう考えて開発を続けています。
まだ完成ではありません。
実際の仕事で使いながら、これからも少しずつ改善していきます。
三共クリーニングでは、昔から変わらないクリーニングの技術を大切にしながら、受付や管理の仕組みについては、今の時代に合った方法を取り入れていきたいと考えています。
✏️ noteでも現場のことを発信しています
三共クリーニングの公式サイトでは、サービスや料金、クリーニングについての情報を中心に発信しています。
それとは別に、代表個人のnoteでは、今回の受付システムを作り始めた経緯や、AIを使った業務改善、実際に試していることなど、もう少し現場に近い話を書いています。
うまくいったことだけではなく、やってみて分かったことや途中で出てきた課題なども含めて、実際に取り組んでいることをそのまま残していく予定です。
今回の受付システムについても、作り始めたきっかけから現在のテストまでをnoteに書いています。